Jak zlepšit porady (část 2)

Helena Rosslerová Zpět do kategorie Procesy a organizační struktura

18.07.2013 0 komentářů

Dnes navážeme na nedávný článek o zlepšení fungování porad a podíváme se na konkrétní seznam možných problémů, které při vedení porad, či jiných schůzek mohou nastat.

V minulém článku Jak zlepšit porady jsem psala o tom, že ke zlepšování kvality pracovních jednání někdy stačí málo. Kde nejčastěji chybujeme?

  • NENÍ JASNÝ ÚČEL PORADY - čemu a komu jednání slouží. Jde o neformální diskusi, z níž si šéf odnese náměty pro své vlastní rozhodování? Anebo spíše o prostor, kde máme rozhodovat všichni společně? Pak jde ovšem o dva zcela odlišné typy porad.
  • NEMÁME PŘEDEM DANÝ PROGRAM. Někdy nevíme, jaké budou hlavní body porady, případně ani to, jak dlouho má jednání trvat. Jak se pak na takovou poradu vlastně připravit?
  • NEUMÍME ODDĚLOVAT INFORMAČNÍ A ROZHODOVACÍ ČÁSTI PORAD. Přitom při sdělování informací lze poradu výrazně urychlit a naopak, náročné rozhodovací debaty je možné předem naplánovat a časově omezit.
  • DOPOUŠTÍME SE RŮZNÝCH NEŠVARŮ. Např. účastníci vedou nepřetržité debaty bez přestávek, v průběhu schůze odcházejí telefonovat, nepořizují z jednání zápis, někdy ani není jasné, kdo diskusi vede apod.
  • NEJSME ZBĚHLÍ V KOMUNIKAČNÍCH A TÝMOVÝCH DOVEDNOSTECH. Skáčeme si do řeči, neposloucháme se navzájem, nerespektujeme odlišné názory, každou vyslovenou myšlenku ihned hodnotíme apod. To bývá zdrojem mnoha nedorozumění a nespokojenosti. Nezřídka se stává, že cílem účastníků už pak není věcné jednání ve prospěch firmy, ale pouhé „přežití" porady.

Všechny tyto body by si zasloužily zvláštní pojednání. Ale nemusíme vyřešit hned všechno najednou. Někdy stačí nepatrná změna.

Weblog TCBS - TC Business School - Jak zlepšit porady

V jednom podniku například zjistili, že při počtu účastníků nad pět osob se porady v kanceláři šéfa stávají neproduktivními. Nebylo kam položit papíry ani kávu, občas někdo odběhnul pro židli nebo pro podklady do vlastní kanceláře, uprostřed jednání vešla sekretářka odvolat šéfa atd. Návrh řešení byl prostý: přestěhovat porady do zasedací místnosti. Ta je nejen prostorná, klimatizovaná a vybavená promítací technikou, ale také o dvě patra níž, a tak se všichni musí na jednání předem dobře připravit. Výsledek? Účastníci se lépe koncentrují, nikdo neodbíhá ani neruší, končí se o hodinu dříve. Zdánlivě drobná změna, ale osvědčila se. Manažeři teď odcházejí z porad spokojeni. A to je docela důležité, co myslíte?


Články weblogu na podobná témata:

 

Proč má smysl studovat MBA?

„Studium na TC Business School mi zásadně změnilo pohled na řízení firmy a na způsob, jak dosáhnout trvalého růstu. Za zmínku stojí, že prakticky tři roky za sebou, dosahujeme navýšení výkonu firmy o 40 %.”

Lubomír Dvořák, DVOŘÁK – svahové sekačky s.r.o., Česká hlava 

A co přinese MBA studium Vám?

VYZKOUŠEJTE SI MINIKURZ PRO MANAŽERY

 



Zajímá nás Váš názor

RSS kanál komentářů k tomuto článku


Přihlášení k odběru zpravodaje

Přihlašte se k odběru zpravodaje a my vám budeme pravidelně posílat shrnutí nových příspěvků z weblogu na váš email